內容
0. 總論
1. 工具列說明
2. 欄位名稱說明
3. 製作收貨單
4.
收貨單自動作業
本程式主要用來處理沖銷採購單之作業,
分為手動沖銷及自動沖銷二種方式 (選擇一
種方式製單即可, 避免重覆作業).
手動沖銷分為整張訂貨單沖銷及逐項沖銷,
下訂貨單
後即可作收貨單.
自動沖銷只用於已出貨之情況, 因此必須先作過訂單交貨資料自動沖銷 (Invoice Data Input).
此項作業會使 P/O
未收數量減少, 產生收貨記錄以及應付帳款.
一張收貨單代表一筆應
付帳款.
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可根據收貨單號碼, 日期, 廠商編號查出收貨單. |
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列印英文格式收貨單. |
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列印中文格式收貨單. |
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產生收貨單流水編號. |
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查詢會計科目編號. 會計科目用於將資料轉入會計系統. 此鍵目前無效. |
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沖銷收貨單, 並產生應付帳款. 輸入條款及項目等資料後, P/O 的沖銷並未完成. 要按此鍵才真正開始沖銷. 按此鍵之前的任何修改動作, 不影像 P/O 及應付資料. |
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採購交貨資料自動沖銷作業, 出貨後才能用. |
條款畫面:
| Receipt No. | 收貨單號碼. |
| Company | 我方公司名稱. |
| Supplier No. | 供應廠商號碼. |
| Currency | 付款幣別. |
| Exchange Rate | 上欄幣別之匯率. |
| Date | 收貨單日期. P/O transaction 上收貨日期及應付帳款入帳日期. |
| Additionals | 附加費用之名目 (Description) 及金額 (Amount); 金額可正可負. Account No. 為會計科目編號, 連結會計系統用, 目前無效用. |
| Invoice No. | 出口文件中發票號碼. 做出貨淨利分析表時, 根據此號碼, 將上面之附加費用加入報表. |
| Uniform Invoice No. | 統一發票號碼. |
| VAT Rate | 營業加值稅率. 可事先設定於系統編碼 "VAT-RATE" . 預設值為 5%. |
| VAT Amount | 營業稅額. |
| Amount Due | 此張收貨單應付總金額. |
| Amount Paid | 已付金額. |
| Amount Items | 此張收貨單產品部份之金額, 不含稅額及附加費用. |
Edit Items 畫面:
| P/O No. | 訂貨單號碼. |
| Parts No. | 零件號碼. |
| Item No. | 貨號. |
| Delivery Date | 交貨日期. 由 Get New... 得到之資料為訂貨單之預定交貨日. |
| Quantity | 數量. |
| Unit | 單位. |
| Price | 單價. |
| Currency | 幣別. |
| Exchange Rate | 匯率. |
| S/C No. | 原銷貨確認書號碼. |
| Supplier Item No. | 廠商貨號. |
我方開出訂貨單, 一定時日後,
供應商依約交貨, 我方應為收貨行為. 一次收貨只針對一
家供應商, 但可以合併多張訂貨單,
也可只處理一張訂貨單中部份項目. 每一項目,
可以
只收部份數量.
本畫面之欄位已在上面說明.
各欄位輸入後, 按 Insert 鍵存好條款資料.
因仍未輸入項
目, 故無金額. 按 Edit Items... 鍵, 進入以下螢幕,
逐一輸入收貨項目後, 回原畫面, 再按 Calc. Amount
計算各項金額. 此時, 收貨單資料正確, 但尚未沖銷訂貨單.
沖銷要按 . 沖銷只能做一次,
可以日後再執行.
供應商係依照我方訂貨單交貨, 故收貨應以我方訂貨資料為主, 供應商交貨單據為輔. 按 Get New... 進入以下畫面, 由訂貨資料中點取正確收貨項目.
你可依照供應商交貨單據上之訂單號碼及貨號,
分別輸入 P/O No. 及 Parts No. 欄位, 再
按 Next 查詢所有相近項目. 由這些項目中,
確定該收貨之項目, 在其上點兩下, 回原 Edit Items
畫面. 假如實際收貨數量異於訂貨數量, 依實際數量改正.
確定欄位資料皆正
確後, 按 Insert 存檔. 依同一方法,
輸入各交貨項目後, 按 Cancel 回第一畫面.
前面說過, 此時你應按 Calc.
Amount, 計算出正確金額, 再按 Update 確認,
完成一張正確
收貨單. 如有必要, 你可以馬上把收貨單印出來.
假如你決定進行沖銷作業, 按 鍵.
如果供應商交貨內容和一張訂貨單一致,
可以利用 Copy P/O 簡化作業. 先輸入收貨單
號碼 (Receipt No.) 和日期, 再按 Copy P/O.
你可以在這個對話盒中找出正確的訂貨單, 按 OK,
把訂貨單資料轉入收貨單來.
執行 Copy P/O...
後之狀態跟逐項輸入結束回第一畫面時相同,
所以你仍應按 Calc. Amount 計算金額, 再按 Update
存檔. 如果你直接按 Update 鍵, Calc. Amount 的對話盒
仍會出現. 金額有三種:
一是所有項目加起來之金額; 二是附加之金額;
三是營業加值
稅.
Calculate item amounts & add up
表示重
算各產品項目之金額, 再加上附加金額.
Just add up component amounts 表示不重
算各產品項目之金額, 直接使用 Amount Items 欄位中之數目,
再加上附加金額.
Recalculate VAT amount 表示把項目金額
和附加金額相加, 重新計算營業加值稅.
假如你希望保留自行輸入之加值稅, 把
打勾取消.
製作出口文件, 出貨完畢,
執行出貨資料沖銷作業 (Invoice Data Input) 後,
才可利用本作
業來沖銷訂貨單及自動產生其他資料.
按 進入下方畫面,
直接輸入或用 Invoice Information... 查出 Invoice No.,
再按 OK. 本作業會依據此次出貨之供應商數目產生相對應之收貨單,
收貨單號碼為流水號, 日期
則為商業發票日期.
Outstanding Quantity Allowance (%) 是指貨未交完有部份殘餘, 希望將該殘餘部份取消, 不再交貨時, 可以設定的比例. 譬如, 若殘餘部份低於訂貨數量 5% 時就取消殘餘部份, 此欄就輸入 5. 此殘餘數量會被當做 Cancel 訂單處理, 交易檔中亦有記錄.
Generate Accounts Payable 選擇是否同時產生應付帳款. 如打勾, 應指定幣別.
Torus Systems, Inc.
Last modified: July 26, 1997
