內容
0. 總論
1. 選單列說明
2. 工具列說明
3. 按鍵功能說明
4. 欄位名稱說明
5. 出口文件的製作
6. S/C 資料自動轉單作業
7. 輸入三種產品品名
8. 列印文件
出貨摘要記載出貨相關資料, 以便產生各式出貨文件, 如商業發票, 裝箱單, 產地證明, 出貨通知, 成本分析表等.
出貨摘要分成二個部份: 1. 出貨主檔 (Memo master); 2. 出貨明細 (Memo detail).
出貨主檔在第一畫面. 出貨主檔輸入後, 按 Edit Items... 進入第二畫面, 輸入出貨明細資料. 出貨主檔包含客戶, 結關日期, 船名, 嘜頭, 出口條款等資料; 出貨明細包含單項產品資料, 如貨號, 品名, 數量, 單價, 才數, 重量等.
文件名稱可以更改. 單價有三種, 品名也有三種.
出貨文件可以轉成 Microsoft Excel 格式, 適於特殊情況之修改及電子郵寄. 詳情見 ET613 出口文件預覽列印.
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找尋已有摘要主檔. 可依 Invoice No., Customer No. 或 Invoice Date 查詢. |
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列印 Invoice.
須先用上述工具鍵找到欲列印之號碼, 再按此鍵列印. (文件名稱可 用 Setting/Titles 更改.) |
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列印 Packing Listing. |
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列印各式 Certificates. |
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列印 Shipping Advice. |
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列印 Cost Breakdown. |
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由系統取得 Invoice No. 流水編號. |
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選擇 S/C 及沿用其資料, 如 Customer No., Customer Order No., Destination, L/C No., Insurance, Terms, Shipping Marks 等. |
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剪下. (或由鍵盤控制 Ctrl + X) |
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複製. (或由鍵盤控制 Ctrl + C) |
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貼上. (或由鍵盤控制 Ctrl + V) |
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查詢 Sold to 或 Ship to 之編號及資料, 即客戶資料. |
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查詢 Carrier, Forwarder 或 Customs Broker 之編號及資料, 即供應商資料. |
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由基本欄位資料 (如 Per, From, To) 產生或更新條款欄位 (如
Shipment) 之文字. 若已於ET711 輸入客戶 L/C 之基本資料, 會更新 Payment 之條款內容. |
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清除所有欄位資料. |
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查詢 S/C 中的 shipping
schedule. 此對話盒可保留在螢幕上; 亦即你可以一面查詢一面輸入主檔. |
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輸入特殊裝箱單資料.
特殊裝箱單讓你將一個產品裝到數個箱子, 如 knock-down 家具之情形. |
| Invoice No. | 最多 8 個字.
可自行輸入或按 
取得流水號. |
| Customer No. | 買主, 發票抬頭人. 可按 查詢客戶資料, 或以 Copy S/C 之方式直接抓取 S/C主檔之資料. |
| Customer P/O | 為客戶之訂單號碼, 可有可無.
每一項目均可有相同或不同 之客戶訂單號碼. |
| Ship To | 收貨人代號. 若與客戶同則不填. |
| Actual Shipper | 真正的出貨人. 三角貿易時做為記錄, 供日後查詢或統計用. |
| Staff Code | 經辦人員代號. 人員資料建於 System Maintenance/Staff 中. |
| Invoice Date | 發票日期. |
| Carrier | 船公司之代號. 屬供應廠商編號, 可按  查詢. |
| Forwarder | 有 Forwarder 時填入其廠商編號. 可按 查詢. |
| S/O No. | 下貨單 (即裝貨單) 之號碼. |
| Per | 應填船名及航次, 如 Ever Good v.7228068 |
| From | 出貨港 |
| To | 目的地 |
| Via | 轉運港 |
| ETD | Estimated time of departure, 開航日. |
| ETA | Estimated time of arrival, 到達日. |
| Customer Closing Date | 結關日. |
| Port | 出貨條款中之港口, 如 FOB Taiwan 之 Taiwan. |
| Delivery Date | 廠商交貨至出口港之日期, 查詢用. |
| L/C No. | L/C 號碼. 若有數張信用狀, 擇一填入, 不過事後要修改 Payment 中文字. 若不用信用狀付款, 空白即可. |
| Weight Unit | Packing List 上重量單位, 如 Kg 或 Lb. |
| Customs Broker | 報關行編號. 屬供應廠商編號. |
| Container Yard | 貨櫃場名稱. |
| Use Metric System | 若打勾則採用公制才數單位, 即 CBM. |
| Show Measurement | 若打勾則才數改為外箱尺寸 (長 x 寬 x 高). |
| Shipment | 出貨條款. 按  會根據上面 Per...from...to...via..及ETD Date等欄位資料自動產生條款內容. |
| Payment | 付款方式. 若ET811信用狀資料已輸入, 且有輸入上面 L/C No. 欄位, 按
可產生付款方式之文字. |
| Insurance | 保險條款, 需自行輸入. |
| Terms | 出口條款, 需自行輸入. |
| Measurement Unit | 外箱長寬高之單位, 如 inch 或 cm. |
| General Descriptions | 貨品通稱. 通稱印在發票及裝箱單所有貨品的品名之上. |
| Additionals | 有其他收費或退款, 可於此加上說明, 金額和幣別. |
| Invoice Total | 幣別表示此張 Invoice 之代表幣別, 亦是應收帳款之幣別. 金額為以此貨幣表示之總金額. |
| Remarks | 附註. 列印 Invoice 時會印出, Packing List 可選擇是否列印. 可於 System Code 中預設; Code 為 INV-REM, 字數不限. |
| Shipping Marks | 嘜頭. 可利用  或
Copy S/C... 由 S/C 抓取嘜頭資料. |
| Status - S/C | S/C 沖銷狀況: None 表示未沖銷, S/C data input done 表示已 沖銷. 由系統顯示, 不要自行更改. |
| Status - P/O | P/O 沖銷狀況: None 表示未沖銷, Delivery data input done 表 示已沖銷. 由系統顯示, 不要自行更改. |
| Status - Payment | 查詢付款狀況: None 表示未明, Ok 表示沒問題, L/C not received 表示 L/C 未收到, T/T not received 表示 T/T 未收到. |
| Comments | 做過記錄, 供查詢或提醒用. |
| Notify Party | 相關文件中之 Notify Party 代號. 完整資料建於客戶檔. |
| Country of Origin | 產地國. |
| Exchange Rate for Invoice Total Currency | 本發票所用之匯率. 幣別見 Invoice Total. |
| Case Closed | 內部記錄用. |
| Remarks for Internal Use | 附註. 此部分主要內部使用, 列印 ET612 Memo Summary 會 印出, 不會列印在 Invoice 或 Packing List 上. |
| Item No. | 產品貨號, 由 Get New 找到 S/C 欲出貨之資料. |
| Customer Item No. | 客戶貨號. 用 Get New 找到 Item 後, 即可自 S/C 抓出客戶貨號. 亦可自行輸入. |
| Descriptions | 產品之品名. |
| S/C No. | 銷貨確認書號碼, 若用 Get New 找出 S/C 欲出貨之 Item, 則系統會自動由 S/C 抓出此欄位資料. |
| Customer Order No. | 客戶訂單號碼. 若用 Get New 找出 S/C 欲出貨之 Item, 則系統會自動由 S/C 抓出此欄位資料. |
| Quantity | 即 S/C 中上未出完貨之數量. 此數量便是要出貨之數量. 若要出之數量小於未出完之數量, 則應將數量改為要出之數量. |
| Price | 單價由 S/C 提供, 可以更改. |
| Cube | 表示每箱之才積數. |
| N.W. | 淨重, 重量單位由第一畫面之 Weight Unit 決定. |
| G.W. | 毛重. |
| C/No. | 箱號. |
| Packages | 箱數. 系統會根據出貨數量 (Quantity) 與外箱數量 (Outer)
自 動算出箱數. |
| Measurement | 外箱尺寸. |
| 2nd Price | 若有 Under Value 之狀況, 可於此輸入第二種價格. 列印 Commercial Invoice 可加以選擇. |
| 3rd Price | 若有 Under Value 之狀況, 可於此輸入第三種價格. 列印 Commercial Invoice 可加以選擇. |
| Outer Pack | 外箱數量. |
| P/O No. | 同一產品向多家採購時, 指定其中之一. 若此次出貨包含二家, 應分別建檔二次. 無事可空白. |
| Parts No. | 上面欄位有資料時才輸入. |
| Seq. No. | 項目排列順序號碼, 可自行改變. |
| S/C Ship. Date | S/C 之交貨日期. |
| Original Ship. Date | S/C 之原始交貨日期. |
| Brand | 客戶商標. 由 S/C 之資料移轉. |
| Our P/O No. for Main Subcontractor | 此項目之出貨供應商. 如有多項零件,
即為負責出貨之廠商. 亦是出貨通知之廠商. 系統會自行找出. |
| Use P/O delivery place for shipment notice | 於此選擇是否使用 P/O 上之交貨地點為出貨通知之交貨地點. (在 ET641 製作出貨通知時亦可輸入交貨地點) |
5. 出口文件的製作
(欄位名稱請參考上面第 4 節說明)
先參考以上二表. 自行輸入 Invoice No. 或按 由系統提供
Invoice No. 按工具列中
找出要出貨之 S/C, 將該 S/C 之相關資料自動抄錄. 合併出貨有多張 S/C
時, 選用其
中資料最齊全者即可. 全部自行輸入各欄位資料亦無妨.
依序填入 Carrier 整段各欄位, 然後按 產生 Shipment, Payment 等各欄位之文字. 按
Insert 存好主檔資料.
如果整批出貨 (即整張 S/C 出貨), 先輸入 Invoice No., 再按右側之 Copy
S/C... 鍵, 選擇
S/C, 按 OK 或確定, 整張 S/C 資料便會轉成出貨摘要主檔及明細.
有時雖非整批出貨,
但只差幾項, 也可利用此法, 事後再入 Edit Items 刪除不要項目.
在完成出貨主檔之輸入, 按 Edit Items... 進入明細資料輸入, 畫面如下:
(欄位名稱請參考上面第 4 節說明)
出貨主檔 Insert 後, 按 Edit Items... 至出貨明細畫面. 出貨明細資料輸入分二種方式:
Outer 是每箱數量. 輸入 Quantity 後, 系統會計算出箱數 Packages.
箱號部份, 填入起
始箱號 Beginning C/No., 系統會算出截止箱號 Ending C/No.
若數量留有非整箱部份, 會有一視窗提示原來數量, 尾箱數量,
調整後整箱數量及整
箱箱數. 若不接受, 按取消, 自行更改數量或 Outer 成整箱, 然後按
Insert 存檔. 若接受,
系統會先調整數量為整箱數量. 按 Insert 存檔後,
尾箱數量會接著出現在同一畫面.
確定箱號後, 再按 Insert 存檔.
多個 Items 併箱時, 選擇一個 Item, 其 Packages 填 1, 並輸入包裝資料,
其餘項目之
Packages 均應填入 0, 包裝資料不填, 數量要填. 列印裝箱單時,
要選擇依箱號排列.
本程式用來簡化出貨明細輸入作業, 如果整批出貨 (即整張 S/C 出貨),
先輸入 Invoice
No., 再按右側之 Copy S/C... 鍵, 選擇 S/C, 按 OK 或確定, 整張 S/C
資料便會轉成出貨
摘要主檔及明細. 有時雖非整批出貨, 但只差幾項, 也可利用此法,
事後再入 Edit Items
刪除不要項目. 若多張 S/C 合併出貨, 則連續 "Copy S/C" 即可.
出貨主檔部分待 S/C Copy 後, 補入各個欄位資料, 再按 "Update" 存檔即可. (不用 Insert)
7. 輸入三種產品品名
在 Edit Items 畫面, 按 More Desc...
會開啟右邊視窗, 即可輸入第二種
及第三種品名, 亦可按 "Copy" 將
原本之品名複製後, 再進行修改.
確定品名內容後按 "OK" 退出此
視窗, 再按 " Update" 存檔即可.
列印時, 選擇品名方式請參考上方
第 1 項選單之說明.
Torus Systems, Inc.
Last modified: Oct. 21, 1997
