內容
0. 總論
1. 選單列說明
2. 工具列說明
3. 欄位說明
4. 操作說明
使用本程式,
你可以將公司所有發函集中在一起, 然後依日期,
收信公司, 收信人, 作者
之順序, 快速查詢信函. 在網路之場合,
仍可多人同時使用.
信函有二種格式,
一為傳統商業書信格式, 一為傳真格式.
二種格式均可以用印表機印
成文稿, 也可以直接由電腦傳真出去.
信文的字體和大小可以改變. 假如你的電腦連上
網際網路, 信文可用 e-mail 送出. 通信對象之資料,
如人名, 地址, 傳真號碼, e-mail address 等,
由客戶或供應商檔提供.
通函作業 (DM, direct mail) 所需的地址標籤 (名條), 以及通函本身, 都可用本程式產生.
Option
Label
地址標籤大小在此設定. 原始資料預設於系統編碼 DM-LABEL 中, 詳系統編碼表.
Top Margin: 印表機上緣至最上方標籤之距離.
Left Margin: 印表機左緣至最左方標籤之距離.
Label Width: 每一張標籤之寬度.
Label Height: 每一張標籤之高度.
Label per Row: 大張貼紙上一行之標籤數
Label per Column: 大張貼紙上一縱列之標籤數
(長度以 mm 為單位)
Font
Ref. No.
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以傳真之格式列印文件. |
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以信函之格式列印文件. |
 |
列印客戶地址標籤. |
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列印廠商地址標籤. |
 |
Key Word 查詢. (暫不建置) |
 |
摘錄查詢. 本文之下的摘錄有資料者才能用. |
 |
致客戶通函列印. |
 |
致廠商通函列印. |
 |
可直接利用 Internet 電子郵遞 (e-mail) 信件. |
| Date | 信件日期. 查詢時可依此資料順序查詢. |
| Ref. No. | 來往對照文件編號. 有無皆可. |
| To | 收信公司. 查詢時可依此資料順序查詢. |
| Attn | 收信人. 查詢時可依此資料順序查詢. |
| Fax | 傳真號碼. |
| Addr | 郵寄地址. 只在傳統商業書信出現. |
| From | 發信人. 查詢時可依此資料順序查詢. |
| Title | 文件抬頭. 查詢時參考用; 有無皆可. |
| Internet 電子郵寄地址. | |
| Text | 信件本文, 字數不限. 字體及大小可用選單中之 Fonts 改變. |
| Comments | 針對本文之註記, 不會印出. 供內部使用. |
| Key Words | 本文中之重要字眼. (目前無效) |
| Excerpt | 摘要. 供主管或日後簡易查詢. |
用工具列中之 
或
選擇客戶或供應廠商, 收信人的資料會出現在 To,
Attn, Fax, Addr, E-Mail 等欄位. 右上方之公司選擇,
會決定公司信頭.
各欄位輸入後, 按 Insert 鍵存檔, 才可以列印,
傳真或電子郵寄. 直接查出舊信文後, 亦
可列印或發信.
按工具列之 後, 出現以下對話盒:
若本文有中文, 須選擇 Local (Chinese). 列印有二種格式: 傳真和商業書信, 應注意區分.
選擇列印客戶地址標籤, 按
出現以下對話盒. 你可以選擇連續列印 (Serial)
或逐項
選擇列印 (Individual). 連續列印是指定一段範圍後,
將此範圍中的客戶地址標籤依某一
順序全部印出. 連續列印的畫面如下:
此類對話盒之說明, 可參考產品資料查詢.
Show Customer No. 指標籤上是否印出客戶
號碼; Show Contact 指是否印出連絡人名稱; Show Phone
Number 指是否印出電話號碼.
Copies for Each Customer 指列印標籤時,
每一客戶要印幾張. Print Chinese characters 在
列印有中文字的標籤時須打勾.
一張 A4 的紙上可能有多張標籤.
若有上回未用完者, 可以選擇由中間部位印起.
Label Beginning Row 和 Label Beginning Column 可指定開始列印的標籤.
注意: 使用雷射印表
機會烤熱自粘貼紙, 使其膠水溢出.
貼紙多次放入雷射印表機, 會增加損害機器之機會.
逐項選擇讓使用者逐一輸入或選擇客戶號碼, 電腦再依此順序印出標籤. 按 Individual 鍵, 進入以下畫面:
若你已知客戶號碼, 可以直接輸入在 Customer No.
欄, 再按 Add 鍵, 此號碼便會出現在
左側選定客戶欄中. 若不知客戶號碼, 可以按
Browse... 查詢; 查得的號碼會直接放入左
側位置. 要刪除選定客戶, 選擇該客戶再按 Remove
或在該客戶號碼上點二下. 其他欄位和連續列印相同,
不再贅述.
列印供應廠商地址標籤的方式幾乎相同, 茲從略.
要找出舊信文, 用工具列中查詢鍵:
前面說過, 查詢有五種順序可用. 在 Key
欄位中輸入起始值, 如 970701, 按 Next > 鍵, 資
料便從該日顯示起. 你不可以在 Key 打上一個日期,
就按 OK 鍵, 因為同一日期可能有
多篇信文. 你必須在信文上面點兩下,
來找出完整資料.
前面說過, 存好或找出一篇信文後, 可以 e-mail
它. 假如你使用撥接方式連接 Internet,
不必跳離程式, 用你知道的方法去接通 Internet,
然後按 鍵:
Recipient, Mail Address, Subject, Sender Name
均由上一畫面轉上來. SMTP Server, Name Server, Sender ID
分別定義於系統編碼 MAIL-SMTP,
MAIL-SITE, MAIL-ID 中. 在你申請 Internet 帳戶時, 你的
ISP 會給你一些資料,
上面便應該有這些技術名詞的對應資料. 有
attachments 需要時, 按 Attachment File... 鍵, 選擇檔案;
不能直接填入附件檔案名稱. 要
刪除附件, 在其上點二下.
E-mail 軟體很多, 有些無法斷行. 假如你收到行太長, 無法看的抱怨, 你可以選擇打勾 Use line mode for text. 對方收到的信文, 會跟你的本文一樣斷句.
一切妥當, 按 OK 即可把信文 e-mail 出去.
Torus Systems, Inc.
Last modified: October 24, 1997