內容
0. 總論
1. 選單列說明
2. 工具列及按鍵說明
3. 條款欄位說明
4. 產品項目欄位及按鍵說明
5. 製作報價單
6. 修改報價單
7. 刪除報價單
8. 由其他來源輸入貨號 (Edit Items/Import) - 條碼的使用
9. 列印報價單
10. 使用 e-mail 傳送 Photo Offer
11. 客戶自有格式報價單 - Store Quotation Forms
12. 樣品標籤列印
13. 選擇使用中文品名
14. 系統編碼
File
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.Query
Setting
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開啟舊的報價單資料. |
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列印單一貨幣的報價單. |
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列印相片報價單. |
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列印相片報價單的第二種形式. |
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列印多報價格式報價單. |
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列印單頁報價單. |
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列印分類報價單. |
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列印樣品標籤. 見下面樣品標籤列印說明. |
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列印相片目錄. |
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列印數量單價金額報價單. |
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列印數量別報價單. |
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列印特定客戶報價單. 須另選購. |
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4 x 4 報價單列印. 須另選購. |
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E-Mail Photo Offer. 須另選購. |
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按此鍵取得 Quotation No. 流水編號. |
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查詢客戶資料. |
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製作新的報價單時, 可按此鍵抄錄以前報價單. |
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新增一張報價單. |
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更改報價單條款. |
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刪除一張報價單. |
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關閉此檔案. 此時你不能更改任何資料;
要重新找尋報價單, 才可更改 資料. |
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從舊有報價單抄錄資料, 並成為一張新報價單. |
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新增, 更改或刪除報價單之產品項目. |
| Quotation No | 報價單號碼, 8 位數, 可以自行輸入或按
自動產生. |
| Date | 報價日期. |
| Customer No | 直接輸入或按  查詢. |
| Quote Terms | 報價條款. |
| Port | 條款港口. (如 FOB Taiwan 的 Taiwan, 或 CIF New York 的 New York.) |
| Quote Currency | 報價幣別 |
| Exchange Rate | 報價幣別之匯率. |
| Freight Currency | 運費使用之幣別. |
| Exchange Rate | 運費幣別之匯率. 若空運時, 幣別可能為 NT$, 匯率為 1.00. |
| Payment | 付款方式, 可在 System Codes 中設定, 代碼為 QUO-PAY. |
| Shipment | 出貨方式, 可在 System Codes 中設定, 代碼為 QUO-SHIP. |
| Insurance | 保險條款, 可在 System Codes 中設定, 代碼見各條款 "TERMxx". |
| Validity | 有效期限, 可在 System Codes 中設定, 代碼為 QUO-VALID. |
| Packing | 包裝方式, 可在 System Codes 中設定, 代碼為 QUO-PACK . |
| Remark | 注意事項, 可在 System Codes 中設定, 代碼為 QUO-REM, 字數不限. |
| Revision Code | 修改標記, 置於 Quotation No. 後, 如 "Q970001R1". |
| Response Date | 客戶反應日期. 記錄用. |
| FOB Port | 雙報價時, FOB 之出口港. |
| Attention | 客戶連絡人. |
| Sales | 我方業務代號. (員工資料建檔見 System Maintenance.) |
欄位說明
| Item No. | 我方貨號. |
| Cust. Item No. | 客戶貨號. |
| Category | 產品類別. |
| Descriptions | 品名. |
| Packing | 產品外包裝. (依下方 Inner Pack, Outer Pack 資料變動.) |
| Commission(%) | 佣金百分比. |
| Insurance(%) | 保險費率. |
| Freight Rate | 運費費率. 依運輸方式輸入: (1) 海運 - 依才數每 CBM 算; (2) 海運 - 依重量每 1,000 kg 算; (3) 空運 - 依才數或重量每 kg 算 (1 才 = 4.05 kg); (4) 20 呎櫃整櫃; (5) 40 呎櫃整櫃; (6) 40 呎高櫃整櫃. |
| Inner Pack | 內包裝數量. |
| Outer Pack | 外包裝數量. 變更時, 報價會重算. |
| Unit of Quote | 此產品報價使用之單位. |
| Cube | 外箱才數. 變更時, 報價會重算. |
| Gross Weight | 外箱毛重. 變更時, 若報價跟重要有關, 報價會重算. |
| Fixed Charge | 每單位固定之額外收費. (例子: 適於運費固定之小東西.) |
| Supplier No. | 供應廠商號碼. 在螢幕下方有此產品所有供應商, 欲選用那家報價, 用滑鼠在其上點二下即可. 資料剛出現時, 使用優先供應商資料. |
| Cost | 產品成本, 可以更改. 游標離開時, 新計算價格會出現在報價欄位. |
| Origin | 產地名. 由產品成本檔 Supply 提供. 可自行填入. |
| Margin (%) | 我方之利潤率. 填入 Margin 後, 系統即算出報價. |
| Quote | 報價. 可以是計算之結果. 若直接填入金額, 則系統會倒算出利潤率. |
| FOB Margin (%) | FOB 之利潤率. 和 Margin 互相獨立. |
| FOB | FOB 之報價. |
按鍵說明
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由產品檔或客戶貨號檔抓取資料. 新增項目的資料來源就是這兩個檔案. |
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選好項目, 修改報價相關欄位後, 按此鍵新增此項目至這張報價單. |
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用 "Search" 找出欲修改之產品, 修改資料, 按此鍵更改存檔. |
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用 "Search" 找出欲刪除之產品, 按此鍵刪除. |
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查詢這張報價單所有產品項目. |
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找尋前一筆產品資料. |
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找尋下一筆產品資料. |
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顯示產品影像. |
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顯示報價成本明細. |
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此產品此客戶近來報價記錄查詢. |
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離開此視窗. |
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使用條碼閱讀器或條碼資料收集器抓取貨號, 或讀入預存檔案之貨號, 再逐一或全部自動報價. |
先做報價條款, 再逐項輸入產品.
Quotation No. 可自行輸入或按 取得. Date 欄位先顯示今天日期, 可以更改. Customer No.
可直接輸入或按
查詢取得. 客戶號碼輸入後, 若客戶檔有指定資料, 來往公司名稱,
Quote Terms, Port, Quote Currency 均會自行顯示. Exchange Rate 由 System Codes
提供, 可以更改. Payment, Shipment, Validity, Packing, Remarks 等欄位若已於
System Codes 預設, 會自行出現. Insurance 欄位由 Quote Terms 決定.
所有欄位都可依需要更改. Revision Code 及 Response Date
在新製作報價單時, 應為空白. 若要做雙價格報價單, 應填入 FOB Port.
Attention 欄位若填入, 會顯示在報價單客戶名稱之下. Sales
欄入業務人員之代碼. 各欄位輸入後, 按 存入此新報價單.
此時某些功能鍵或按鍵會亮起, 表示可以使用.
要更改條款, 直接更改相關欄位, 再按 . (要更改個別產品報價, 要進入 Edit Items....
見以下說明.)
要刪除此報價單, 按 
, 產生如下對話盒:
選擇 OK 則本張報價單及其包含產品項目全部刪除. 刪除過程中, 貨號會顯示在中央位置. 選擇 Cancel 取消刪除的動作.
如果你想利用以前的報價單, 可按 . 在按 Copy... 之前,
應先設好報價單號碼及客戶資料等, 並用 Insert 存成新報價單.
在 Quotation No. 欄位輸入舊報價單號碼; 你可利用下方的 Quotation Information... 按鍵來查詢過去的報價記錄. 按 Search, 顯示這份舊報價單所有項目. 由於可以使用多重選擇, 你可選好不要的項目, 按 Delete 一次刪去, 或選好要的項目, 按 Keep 保留. 項目確定後, 按 OK 便可將選定項目抄至新報價單上.
如果須要更改利潤率, 按 Change Margin, 換成以下畫面:
Profit Margin Change 指正常利潤率改變, 可以正或負. 設定此數字, 系統會由成本重算報價. 計算時, 依照系統原先設定的 markup 方式, 用除的或用乘的. 系統中記錄的利潤率會記錄變化後的利潤率. Overall Margin Change 會在前述報價之後, 再乘上此部份之變化. 系統中記錄的利潤率不變, 所產生差額轉存到每一 item 的 Other Charge 中.
要報一個產品的價格, 按 
進入下方畫面查詢及選擇產品資料.
若你已知產品貨號, 可於 Item No. 欄位直接輸入貨號, 按 Enter, 系統即會將產品資料叫出. 其次, 你可以在 Item No. 欄輸入貨號的部份字, 如 PR, 按 Next 鍵, 所有貨號以 PR 起頭之產品會依序顯示. 產品資料一般以我方貨號排列; 你也可以在 Use customer item number 打勾, 選擇使用客戶貨號來排列產品. 如果你希望用客戶之品名和包裝來報價, 在 Use customer item descriptions 打勾. 在選擇的產品上點二下或點一下再按 OK, 回到原來畫面, 你有機會修改品名, 包裝, 供應廠商, 成本, 價格. 你所更改的不會影響基本檔資料.
供應廠商的資料在畫面下方. 產品選擇後, 先依照優先供應商之成本計算報價. 如果在產品檔未輸入優先供應商資料, 號碼最小之供應商會被選擇. 要更換供應商, 在新供應商之上點二下, 廠商及成本即被更換. 包裝一般使用產品檔或客戶貨號檔中之資料; 假如要使用供應廠商的包裝, 須在系統編碼 QUO-GENRE 設定.
直接更改外包裝, 才數, 毛重, 運費, 保費, 利潤率或外包裝單位,
系統都會重新計算報價. 若改變報價, 利潤率會重算. 確定資料無誤後,
按 
新增這筆產品資料. 若有多個產品要報價, 重覆上述動作.
同一貨號若條款不同, 可以輸入, 以製作多價格報價單. 任何時候,
可按 
查詢這張報價單已有的項目.
你也可以按 
或 
上上下下逐筆查. 按 
會顯示產品影像. 按 
會顯示報價計算細目. 按 
會顯示這個產品對此客戶報過價之記錄.
Search
可查詢已報價之項目.
Cost
Breakdown 顯示計算報價時,
各個明細之數字
在 Latest... 的對話盒中, 你可以變更客戶號碼, 再按 Search 鍵, 查詢報給其他客戶之價格. 如果你選擇其中一項, 並按 Apply 鍵, 這個舊資料 (供應商和成本) 會被拿來報價.
如果須表示數量且只要一種數量, 在 Quantity 欄位填入資料; 列印時, 選擇 Quantity & Amount 格式. 如果需多種數量, 按 Quantity 欄位上方之 More... 按鍵, 對話盒如下:
原畫面有一種數量, 這裡有四種數量, 共五種數量. 輸入完 Margin 欄位, 離開時 Quote 會重算; 輸入 Quote 欄位後, Margin 會重算. 列印時, 應選擇 Multi-Quantity Form.
的使用稍後說明.
輸完所有要報價之產品, 即大功告成. 事後如要補增產品, 先在第一畫面找出此張報價單, 進入此畫面, 用 Get New... 找新項目, Insert 即成. 要刪除產品, 則先用 Search 找到項目, 按 Delete 鍵.
做完報價, 便可準備列印或傳真.
報價單修改分為修改條款及修改項目.
修改條款時, 先按 找尋要修改之報價單, 畫面如下:
如果確知報價單號碼, 輸入 Quotation No. 按 <Enter> 或按 OK 鍵即可. 報價單可依報價單號碼, 報價日期或客戶號碼查詢, 尋找到所要報價單後, 在其上按二下, 或按一下選擇再按 OK.
回原畫面後, 修改欲更改之欄位. 客戶號碼, 報價日期和幣別不可更改. 修改相關欄位後, 按 Update 鍵, 完成條款修改.
欲修改產品項目, 須表 Edit Items... 進入 Edit Items 畫面, 再用 Search 找出項目, 修改相關欄位, 再按 Update. 要新增項目, 作法和製作新報價單一樣, 利用 Get New... 鍵, 找出新項目, 計算價格, 按 Insert 鍵存檔. 詳見上述說明.
報價單刪除分為整張刪除和只刪除部份項目.
刪除整張報價單時, 按 找出要刪除之報價單, 按 Delete 鍵. 詳見上述說明.
要刪除部份項目, 按 Edit Items... 鍵, 再用 Search 找出欲刪除之項目, 再按 Delete 鍵. Search 鍵之使用方式, 見上述說明.
8. 由其他來源輸入貨號 - 條碼的使用
貨號輸入一般是由 Get New... 取得貨號, 再由程式找出該貨號之資料, 經計算價格後存檔. 本程式提供其他輸入方法, 適於在 Show Room 或展覽會場, 快速處理大量貨號之輸入和計價: 一利用條碼閱讀器; 二利用文字檔案.
首先, 進入 Edit Items... 畫面後, 按 Import... 鍵, 即見到如下畫面:
假如你有條碼閱讀器或條碼資料收集器, 而且你展示的產品皆貼有條碼 (本系統產品資料輸入程式可印產品貨料條碼), 直接使用條碼輸入, 免用打字輸入, 結果可更快更準. 用條碼閱讀器時, 掃瞄樣品上的條碼, 貨號即會一行一行輸入在右方格中. 若使用條碼資料收集器, 可以攜帶收集器至樣品處, 掃瞄樣品條碼. 待所有樣品都掃瞄過, 將收集器連上電腦, 一次把貨號輸入右方格中.
使用條碼器材時,
須視器材所接位置, 選擇 COM1 或 COM2. 如有必要, 尚須按 COM Port Mode
Setting... 鍵, 調整設定. 標準設定可先設於系統編碼 COM-MODE 中.
左邊為設定時之畫面.
貨號輸入後, 若要逐一報價, 在貨號上點一下, 貨號會移至上方貨號欄, 按 Process Item 鍵, 處理此貨號之報價. 處理後之貨號, 會從貨號群中消失. 在選擇之貨號上點二下亦有同樣效果.
整個貨號群可以一次自動報價. 自動報價使用 Edit Items... 畫面中之利潤率及條款. 若一個產品有多家供應廠商, 使用優先廠商之價格計算報價; 若無優先廠商, 使用編號較小之廠商價格. 按 Auto Quote 便會將所有貨號一次計算並存檔.
利潤率可以在 M: 欄位更改. 輸入時, 數字不會出現, 避免旁人看到. 由於可能輸入錯誤而不自知, 故要特別小心. 這裡還有一個機關: 在系統編碼 QUO-MDIV 中, 你可設定一個值, 譬如說 0.5. 此時, 若你在 M: 欄位輸入 8, 系統實際上以 8 / 0.5 = 16 做為利潤率. 這些作法是為了在有旁人在場的時候, 不希望他們知道你實際上使用的利潤率罷了. QUO-MDIV 的標準值為 1, 所以你若未做任何設定, 利潤率就在 Edit Items 畫面上的 Margin 欄位.
假如你有一些固定的產品, 經常要報價給不同客戶, 你可以利用任何編輯程式, 把這些產品的貨號一行一個輸入存成一個檔案, 如 New1997.txt. 以後要報價時, 在 Import File Name 欄位中輸入檔名, 按 Import 鍵, 所有檔案中之貨號會轉至右方之貨號表中. 你可使用 Auto Quote 快速報價, 或一次一個來.
有時事情做到一半, 必須暫停, 可按 Save... 鍵將未報完之貨號存起來, 將來再補報. Save... 的畫面如下:
報價單條款及項目均輸入後, 即可列印. 報價單格式眾多, 隨需要選擇所要格式即可. 功具列上按鍵之說明見以上功具列說明. 選單 File 之下, 也有同樣的列印選擇. 茲舉一例, 說明標準格式報價單之列印.
先找出要列印之報價單, 再按 , 進入以下畫面:
Item No. Order 讓你選擇使用我方貨號或客戶貨號來描述產品, 並決定產品排列的順序. Use entry sequence 讓你改用報價當時輸入順序來列印報價單. Entry sequence 可以在Edit Items 畫面調整. 選用輸入順序時, 上面我方或客戶貨號之選擇仍有效. 若你選用客戶貨號, 即使產品是依輸入順序印出, 印出之貨號亦為客戶貨號.
Show customer/our item numbers 讓你在品名之下顯示客戶或我方之貨號, 格式為 (Our Item No. xxxxxxxxxxxxxxxx). 上面選擇我方貨號時, 這裡顯示客戶貨號; 上面選擇客戶貨號時, 這裡顯示我方貨號.
Use short description 讓你使用短品名, 而不用標準品名.
Print Letterhead 讓你決定是否由電腦列印信頭. 如果你想用已有信頭的紙張, 取消打勾.
E-Mail 可以用附件的方式輕易傳遞影像, 但這樣送出的影像只能上下相連, 沒有格式. ET6.0 可以產生格式如同 Photo Offer 的檔案, 讓 e-mail 就像網頁般精彩.
選擇好報價單後, 按 鍵, 進入以下畫面:
HTML File 為產生之檔案名稱, 標準的存放目錄在 \torus\et60\html. 在發 e-mail 給客戶時, 將此檔案以附件送出即可.
ET6.0 使用這種檔案格式來傳遞文件, 好處是速度極快, 可在短時間內遞送大量影像給很多人. 它的缺點是你須自設或租用網站存放你的影像資料.
11. 客戶自有格式報價單 - Store Quotation Forms
先選好報價單, 在按工具列 , 進入以下畫面:
由 Store Name 選擇所要的格式, 按 OK 鍵即可產生客戶格式報價單. 這些報價單會存放在 Excel 97 上; 假如報價單號碼為 Q01234, Excel 檔名即為 Q01234.XLS.
Template File Name 為客戶報價單的格式樣本. 假如有特別設計的格式, 可以改變此名稱. 在使用本功能之前, 樣本上有些欄位應事先填妥. 關於各報價單樣本使用應注意事項, 請參考相關網頁:
Wal-Mart, K-Mart, Janco, J. C. Penney, Price Costco, Venture, May, AMC, Zellers, Loblaw, Torus, Torus II.
上述所有程式均為選購品, 只有 Torus Quote Sheet 及 Torus Quote Sheet II 為 ET6.0 標準程式, 為本公司自訂格式; II 會顯示美國海關稅則及抵岸價格, 適合於對美商報價. 本公司可以為客戶設計不在上列之格式.
列印樣品標籤前請先至選單中 Setting / Labels 進入下列對話盒設定標籤規格. 亦可至 System Code 將預設值設於 QUO-LABEL.
確定上列設定無誤後, 按 進入下面對話盒, 系統會抓出此張報價單之 Item No.
若有不需列印之樣品標籤, 則用滑鼠點取 Item No., 再按 'Delete'
將之刪除. 確定資料無誤, 並選擇是否 Show Price, Show Terms, Use Customer
Item No. 於 Copies Each Label 指定列印份數, Starting Label Position
設定起始列印位置. 再按 'OK' 即可.
在 Menu bar 的 Setting 下, 有 Use Local Description, 若打勾則在 Edit Items 之 Get New... 會選用產品檔之中文品名, 若未打勾則維持原設定使用英文品名.
使用客戶品名亦同.
系統編碼 QUO-GENRE 為一個 15 字的字串. 第 14 個字決定是否使用供應廠商的包裝. 第 15 個字決定是否印出授權簽字者名稱; 簽字者名稱存於系統編碼 QUO-SIGN.
Torus Systems, Inc.
Last modified: July 10, 1998
